Datenschutzerklaerung

1. Einleitung

Virtual Receptionist („wir", „uns" oder „unser") respektiert Ihre Privatsphaere und verpflichtet sich zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Datenschutzerklaerung erlaeutert, wie wir Ihre Informationen erheben, verwenden, offenlegen und schuetzen, wenn Sie unsere KI-basierten Kommunikationsdienste nutzen.

2. Informationen, die wir erheben

Personenbezogene Daten

• Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Geschaeftliche Informationen (Firmenname, Branche, Adresse)
• Kontoanmeldedaten und Authentifizierungsinformationen
• Abrechnungs- und Zahlungsinformationen

Nutzungsdaten

• Gespraechsverlaeufe und Transkriptionen
• Sprachaufzeichnungen (sofern die Anrufaufzeichnung aktiviert ist)
• Analyse- und Leistungsdaten
• Geraete- und Browserinformationen

3. Wie wir Ihre Informationen verwenden

Wir verwenden Ihre Informationen, um:

• Unsere KI-Rezeptionistendienste bereitzustellen und aufrechtzuerhalten
• Transaktionen abzuwickeln und Rechnungsbenachrichtigungen zu versenden
• Unsere KI-Modelle und die Servicequalitaet zu verbessern
• Mit Ihnen bezueglich Updates und Support zu kommunizieren
• Unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfuellen
• Betrug oder Missbrauch zu erkennen und zu verhindern

4. Datenweitergabe und Offenlegung

Wir koennen Ihre Informationen teilen mit:

• Dienstleister: Drittanbieter, die uns bei der Erbringung unserer Dienste unterstuetzen (Hosting, Analysen, Zahlungsabwicklung)
• Geschaeftspartner: Integrationspartner, die Sie verbinden moechten
• Gesetzliche Verpflichtungen: Wenn gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz unserer Rechte
• Unternehmensuebertragungen: Im Rahmen von Fusionen oder Uebernahmen

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte.

5. Datensicherheit

Wir setzen branchenstandard-konforme Sicherheitsmassnahmen zum Schutz Ihrer Daten um:

• AES-256-Verschluesselung fuer ruhende Daten
• TLS-1.3-Verschluesselung fuer Daten bei der Uebertragung
• SOC-2-Typ-II-zertifizierte Infrastruktur
• Regelmaessige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
• Zugriffskontrollen und Authentifizierungsanforderungen

6. Datenspeicherung

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie es fuer die Erbringung unserer Dienste und die Erfuellung unserer gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist. Gespraechsdaten werden standardmaessig 90 Tage aufbewahrt, Sie koennen jedoch kuerzere Aufbewahrungsfristen konfigurieren. Bei Loeschung Ihres Kontos werden Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen geloescht.

7. Ihre Rechte (GDPR)

Gemaess GDPR haben Sie das Recht auf:

• Auskunft: Eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anfordern
• Berichtigung: Unrichtige Daten korrigieren lassen
• Loeschung: Die Loeschung Ihrer Daten verlangen
• Datenportabilitaet: Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten
• Widerspruch: Bestimmten Verarbeitungstaetigkeiten widersprechen
• Einschraenkung: Die Verwendung Ihrer Daten einschraenken lassen

Um diese Rechte auszuueben, kontaktieren Sie uns unter privacy@virtualreceptionist.de.

8. Internationale Uebermittlungen

Ihre Daten koennen in Laender ausserhalb Ihrer Rechtsordnung uebermittelt und dort verarbeitet werden. Wir stellen sicher, dass geeignete Schutzmassnahmen (wie Standardvertragsklauseln) vorhanden sind, um Ihre Daten bei internationalen Uebermittlungen zu schuetzen.

9. Schutz von Minderjaehrigen

Unsere Dienste richten sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjaehrigen. Wenn Sie glauben, dass wir Daten eines Minderjaehrigen erhoben haben, kontaktieren Sie uns bitte umgehend.

10. Aenderungen dieser Erklaerung

Wir koennen diese Erklaerung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Ueber wesentliche Aenderungen informieren wir Sie per E-Mail oder ueber unsere Plattform. Die fortgesetzte Nutzung unserer Dienste nach Aenderungen gilt als Zustimmung zur aktualisierten Erklaerung.

11. Kontakt

Bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz: